Les bots de prise de notes basés sur l'IA, Otter, Read.ai, Fireflies notamment, se sont largement invités dans les réunions Teams ces dernières années. Microsoft a annoncé un changement de comportement significatif : Teams détectera désormais ces bots tiers à leur tentative de connexion et les placera dans une salle d'attente séparée, en attendant une approbation explicite de l'organisateur de la réunion.
Calendrier de déploiement
- Déploiement ciblé : mi-mai 2026
- Disponibilité générale : début juin 2026
- Plateformes concernées : Desktop, Mac, Linux, iOS et Android
La raison invoquée par Microsoft
Ces bots tiers transmettent les flux audio des réunions vers des serveurs externes, hors du tenant Microsoft 365 de l'organisation. Pour des structures manipulant des données sensibles, c'est un risque de sécurité et de conformité direct : un bot malveillant, mal configuré ou mal sécurisé côté éditeur, devient un canal potentiel d'exfiltration de contenus confidentiels échangés en réunion.
Le risque n'est pas théorique : un participant qui invite, même sans intention malveillante, un outil de prise de notes tiers dans une réunion sensible expose potentiellement l'intégralité des échanges audio à un tiers dont vous ne maîtrisez ni la sécurité ni la politique de conservation des données.
Ce qui change concrètement pour vous
- Chaque bot tiers devra être explicitement approuvé, réunion par réunion, par l'organisateur
- Les organisations peuvent désactiver ce blocage via une politique Teams si elles le souhaitent
- Copilot, l'assistant IA propriétaire de Microsoft, reste autorisé sans cette restriction
- Les éditeurs de bots tiers devront revoir leur modèle d'intégration pour continuer à fonctionner sans friction
Nous recommandons de profiter de ce changement pour cartographier les outils tiers déjà utilisés par vos équipes en réunion, souvent installés sans validation formelle de la DSI, et de définir une politique claire sur les bots autorisés, plutôt que de laisser chaque organisateur de réunion arbitrer au cas par cas.